Importancia de la digitalización de la gestión de turnos y vacaciones de los empleados

La tecnología de recursos humanos es un término general que hace referencia al software y el hardware asociado para automatizar la gestión de recursos humanos en las organizaciones.

La gran mayoría de estas herramientas de recursos humanos controla y gestiona de forma efectiva las nominas y compensaciones de los empleados, la adquisición de talentos, el desempeño, los beneficios, turnos, vacaciones y feriados.

La digitalización de los recursos humanos se ha desarrollado rápidamente en los últimos años, y las grandes empresas de todo el mundo han adoptado ampliamente los sistemas básicos con software empresarial o con tecnología de recursos humanos especializados. Muchos de estos empresarios se han unido a la segunda generación de la digitalización al migrar sus sistemas locales a plataformas en la nube, al igual que las pequeñas y medianas empresas, que también han dado el paso de digitalizar sus funciones de recursos humanos con estas herramientas. 

Ventajas de digitalizar la gestión de turnos, vacaciones y feriados 

En el pasado, los gerentes dedicaban mucho tiempo y energía a crear los horarios de los empleados. Un software de gestión de turnos no solo ahorra tiempo a la empresa, sino que también reduce el error humano al crear los horarios de trabajo. Lo mismo sucede con la gestión de vacaciones, especialmente en empresas grandes, cuando no pueden coincidir la de varias personas de un mismo departamento, sobre todo en épocas de mucho trabajo.

El software de gestión de turnos simplifica una amplia gama de funciones que van desde la programación de empleados hasta el seguimiento del tiempo para mantener su empresa con el personal adecuado y lo más productiva posible.

Hace solo un par de décadas, los gerentes solo tenían la opción de usar lápiz y papel para programar los turnos de los empleados y realizar un seguimiento de las horas de los empleados.

La planificación de los días de vacaciones y los turnos sin asistencia tecnológica es un proceso lento que puede ser muy desagradable de ejecutar. La tecnología que ofrece el software de gestión de vacaciones y de turnos ahorra a las empresas mucho tiempo y dinero, además de reducir los errores humanos.

Una herramienta que permita organizar efectivamente los días festivos, vacaciones y turnos de los empleados ayuda a disminuir la carga de trabajo del departamento de recursos humanos y los gerentes del personal. Pueden dedicar más tiempo a tareas importantes cuando su tiempo se libera de la redacción, distribución y revisión de programaciones.

Además, cuando el departamento de recursos humanos dedica menos tiempo a la gestión de la fuerza laboral, puede concentrarse en otras áreas que van desde el servicio al cliente hasta las mejoras en la comunicación del equipo.

La digitalización de la gestión de turnos y vacaciones tiene una amplia variedad de beneficios, entre los que se incluyen:

Comunicación

La comunicación del equipo se fortalece a través de herramientas de gestión que permite a los empleados intercambiar turnos en tiempo real y cubrirse unos a otros cuando hay un turno disponible.

La compatibilidad de la aplicación móvil permite que los empleados se comuniquen entre sí desde prácticamente cualquier lugar con acceso a Internet en lugar de solo tener acceso a información importante de programación mientras están físicamente en la oficina.

Una plataforma de digitalización proporciona un canal de comunicación central y seguro para todos los empleados. Esto reduce la necesidad de que los empleados sean responsables de recopilar la información de contacto de los demás o de molestarse unos a otros en un día libre o en las horas cercanas a un turno.

Menos errores

La programación de turnos y vacaciones puede ser tediosa cuando se tienen en cuenta varias solicitudes de los empleados y se intenta llenar los turnos abiertos en el último minuto. Las herramientas de gestión de turnos y vacaciones aborda este problema al codificar las solicitudes de tiempo para que el turno de todos esté en el momento adecuado y sea fácilmente identificado.

Algunos de estos softwares tienen en cuenta los costes laborales y las horas extras, brindando la hora correcta en el reloj para cada empleado para evitar que el negocio incurra en gastos innecesarios. También ayudan a reducir aún más el error humano y la necesidad de realizar un seguimiento manual del tiempo.

Ahorro de tiempo

Las herramientas de planificación de turnos y vacaciones ahorra grandes cantidades de tiempo y energía a la empresa. Cuando el departamento de recursos humanos y los gerentes ya no necesitan equilibrar los horarios ni lidiar con las vacaciones de los empleados descontentos que no sienten que su tiempo se respeta, pueden dedicar más tiempo a mejorar la experiencia de sus trabajadores y clientes.

Una parte particularmente lenta de la programación manual del tiempo es tener en cuenta circunstancias imprevistas, como despidos de empleados o reestructuraciones departamentales.

En lugar de pasar horas rehaciendo un cronograma e informando a todos los empleados de los cambios, la herramienta de gestión laboral puede realizar actualizaciones instantáneas que reflejen los cambios en tiempo real para el personal.